Jumat, 11 Maret 2011

Strategi Manajemen Perpustakaan Modern bagi Perguruan Tinggi Berkualita

Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan modern. Pola-pola sistem manajemen perpustakaan lama yg hanya mengandalkan koleksi buku-buku lama sangat tidak menunjang kebutuhan mahasiswa saat ini.

Dalam era teknologi informasi saat ini, sistem koleksi perpustakaan yang berbasiskan buku-buku printed dengan sistem pendataan/katalog manual kurang tepat. Pengguna betul-betul kesulitan ketika ingin mencari sesuatu dengan topik tertentu. Bisa dibayangkan perlu waktu berapa lama buku atau artikel tersebut bisa dicari.

Perpustakaan di abad informasi saat ini cenderung semuanya ke arah elektronik alias serba digital. Mengapa demikian ? Dengan metode ini maka semua kesulitan dalam pencarian tadi dapat terselesaikan dengan baik. Bahkan, saat ini pengguna perpustakaan tidak perlu lagi datang ke perpustakaan, cukup mengakses dari internet di area intranet kampus. Di intranet kampus, semua koleksi elektronis yang dilanggan perpustakaan tersebut dapat diakses oleh semua komunitas kampus, baik berupa buku, jurnal ilmiah, dan database.

Lebih jauh lagi, dengan kemajuan teknologi, bahkan pengguna tidak perlu lagi datang ke area intranet kampus. Dengan teknologi virtual private network maka semua keinginan tersebut dapat terlaksana. Dari manapun, kapanpun, dan menggunakan media apapun akses dapat dilakukan.

Sistem Manajemen Perpustakaan

Dalam hal manajemen, struktur manajemen perpustakaan perlu diperbaiki. Dengan sistem manajemen yang ada saat ini jelas tidak mungkin bisa berkembang. Coba bayangkan saja, apakah buku-buku yang diperlukan oleh suatu program studi tertentu tersedia di perpustakaan, apakah perencanaan langganan yang diambil oleh perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, bagaimana dengan pola pendanaannya, dan sudahkah manajer perpustakaan mempunyai visi kearah standarisasi? Semua pertanyaan-pertanyaan di atas baru sebagian kecil permasalahan yang ada. Menurut pemikiran penulis, harus ada setidaknya satu wakil dari masing-masing fakultas atau program studi yang duduk di manajemen perpustakaan. Hal ini penting agar kebutuhan buku atau jurnal atau data di masing program studi dapat terpenuhi dan diketahui oleh pihak perpustakaan. Ini baru sebagian kecil saja ide-ide perbaikan sistem manajemen perpustakan kampus.

Ada yang lebih penting lagi bahwa perpustakaan sekarang mau tidak mau harus berbasis Teknologi Informasi. Hampir-hampir dapat dikatakan bahwa sekarang ini “dunia adalah tanpa batas”. Untuk mengakses koleksi perpustakaan pengunjung tidak perlu lagi datang ke perpustakaan, cukup akses melalui internet. Hampir semua buku dan jurnal yang dilanggan perpustakaan sekarang ini sudah berbentuk elektronik. Ada beberapa keuntungan dari layanan berbasis elektronik ini, antara lain: mudah dalam pencarian, mudah dalam mengunduh artikel, mudah dalam menyimpan artikel, dan akses perpustakaan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Melihat dari kebutuhan teknologi di atas, jelas bahwa tenaga ahli bidang Teknologi Informasi sangat dibutuhkan di perpustakaan saat ini. Hal ini sudah tidak bisa dibantah lagi. Bahkan perlu satu divisi khusus di perpustakaan yang mengurusi masalah teknologi ini.

Sistem Layanan Berbasis Teknologi Informasi

Disamping layanan-layanan akses koleksi perpustakaan berbasis elektronik tersebut, yang perlu dikembangkan adalah penyediaan sistem peminjaman yang bersifat self service. Pengguna dapat melakukan pinjam koleksi sendiri dengan menggunakan teknologi barcode. Lebih jauh pengguna bisa juga memesan koleksi dari mana saja dan kapan saja. Pengguna juga dapat melihat status pinjamannya dari mana saja dan kapan saja. Ini hanya beberapa saja fasilitas berbasis IT yang perlu disediakan oleh perpustakaan modern.

Strategi Langganan E-Journal dan E- Book

Bagaimana supaya berlangganan e-journal dan e-book lebih murah dan efisien? Pertanyaan ini betul-betul mengusik pemikiran kita, mengingat rata-rata alokasi anggaran dari perguruan tinggi di Indonesia masih terbatas, tidak seperti univesitas di luar negeri yang notabene sangat besar anggaran untuk itu.

Jika setiap universitas berlangganan sendiri-sendiri, bisa dibayangkan ada berapa universitas di Indonesia. Berapa uang yang disedot negara maju (penyedia koleksi) dari negara berkembang seperti Indonesia dari hasil langganan tersebut, padahal penulis artikel di jurnal misalnya kebanyakan tidak dibayar, justru beberapa jurnal malah harus membayar. Oleh karena itu, agar lebih hemat pemerintah (misalnya melalui Dikti) yang harus berlangganan yang dapat diakses oleh semua universitas di Indonesia melalui jaringan intranet Inherent atau Jardiknas (yang saat ini masih dikritisi oleh DPR). Saat ini sudah ada beberapa jurnal yang sudah dilanggan melalui Dikti, harapannya jumlahnya perlu diperbanyak agar bisa lebih bermanfaat. Paling tidak ini bisa menghemat anggaran dari masing-masing perguruan tinggi.

Harapannya kedepan adalah fasilitas perpustakaan di tanah air tercinta ini tidak ketinggalan dari negara-negara maju. Jika kita memang betul-betul berniat ingin maju dalam teknologi, ya mau tidak mau kita harus sediakan baik fasilitas perpustakaan, peralatan laboratorium, dan grant riset yang memadai. Semoga Indonesia kedepan bisa lebih baik, paling tidak bisa mengejar ketertinggalan bidang teknologi.

Tidak ada komentar: